情報トラブルを未然に防ぐためにできること

“◯◯病院の職員が個人情報を含むUSBメモリを持ち出し紛失”

医療機関に限ったことではありませんが、時折、こういったニュースを耳にすることがあります。

一度、悪印象を与えてしまうと「あの病院は信用できない」というレッテルが貼られ、それを払拭するにはかなりの時間がかかってしまうものです。これでは、患者さんが離れていくばかりか、情報漏洩に関わった者以外のスタッフにも不信感を抱かせ、最悪の場合は退職してしまうという事態にもなりかねません。

では、こういった情報トラブルを招かないためにはどうしたら良いのでしょうか?

就業規則等に予め、情報についてルールを定めておく

院内で個人情報をどのように取り扱っているのか、一定のルールを決めて明確に示しておくことが大切です。

データの外部への持ち出しやパソコンの管理など、出来るだけわかりやすく示しておきましょう。また、不要なものはダウンロードしないなど、「これは常識だろう」というものであっても触れておきます。

チームで管理する

完璧で抜け漏れがないという人はいません。そのため、チェックを何重かにしておくことで、抜け穴をふさぐことができます。

特に、新卒採用者は新しい仕事を覚えることに精一杯で、情報の管理まで目が行き届かないことも少なくありません。先輩や上長などが定期的にチェックをして指導していくというチーム制も検討しましょう。

最近では、スマートフォンで気軽に撮影してSNSに載せることもできるようになりました。意識せずとも、病院名や個人が特定できてしまう写真を載せてしまうこともあるでしょう。

こちらについても、医療機関で働くスタッフとしての意識づけをしっかりと指導していくことが必要です。

実際に、情報漏洩してしまった場合には莫大な費用と労力、そして信用度が低下します。せっかく積み上げてきたものも、一瞬で消え去ってしまうくらい恐ろしいものであることを常に意識しておくことが最も重要です。